Réduire ses dépenses est une une bonne façon de réduire les coûts en général. Nous avons vu dans l’article sur le Catalogue Achats, un certain nombre d’actions qui relèvent surtout de l’interne. En gros des actions de type « Quick Win » qui peuvent être mises en place assez facilement. Ou en tout cas, ces actions relèvent de l’initiative du client.
Nous nous intéressons cette fois aux initiatives qui relèvent de la relation fournisseur et qui du coup, impliquent plus de réflexion et de transformation des achats.
Mettre en concurrence
Dans votre organisation, si vous avez des achats, vous avez des fournisseurs. Logique non?
La (re)mise en concurrence de vos fournisseurs peut être un levier pour générer des économies substantielles. En cherchant de nouvelles sources d’approvisionnement et de nouveaux acteurs vous pourrez trouver des fournisseurs mieux-disants. Ceux-ci vous permettront donc une réduction de vos coûts.
Ainsi, dans certains cas extrêmes on peut arriver à des dépenses divisées par deux. Comme dans le cas du Groupe Hospitalier Universitaire Paris Psychiatrie, qui en a même profité pour augmenter le niveau de service.
Attention toutefois à vous assurer que les offres sont comparables. Il faut s’assurer de la qualité (des pièces, produits, services) avant de changer de fournisseur. Surtout s’il s’agit d’achats importants pour votre activité. Selon la formule que l’on voit parfois circuler sur Internet et sur les réseaux sociaux : “The bitterness of poor quality remains long after the sweetness of low price is forgotten”.
Quoiqu’il en soit, remettre en question ses fournisseurs est une bonne pratique (voire une bonne habitude). Et c’est aussi une bonne façon de réduire ses dépenses.
Des partenariats pour réduire ses dépenses
Enfin, n’oubliez pas que vos fournisseurs peuvent aussi devenir des partenaires! Si vous travaillez ouvertement avec eux vous pourrez aussi identifier des économies que vous n’auriez pas identifié seul. Ainsi votre fournisseur-partenaire peut avoir des ambitions ou au contraire des contraintes que vous ne connaissez pas. Aussi en “jouant cartes sur tables”, vous pourrez (peut-être) convenir d’accords gagnants-gagnants.
Ainsi on peut imaginer par exemple que si vous faites confiance à un de vos fournisseurs qui voudrait se positionner sur un nouveau segment stratégique de son activité, ce dernier vous accorde des conditions plus intéressantes. C’est particulièrement vrai dans le domaine des Technologies où les choses évoluent très vite. Ainsi un fournisseur aura peut-être envie ou intérêt à se positionner sur une nouvelle technologie ou un nouvel outil. En faisant un choix de partenariat, vous pouvez aider un fournisseur qui aurait déjà votre confiance à se transformer. En échange d’engagements et de réductions de prix de sa part!
A l’inverse, un engagement votre part, sur volume à l’année ou une activité minimale, peut permettre à votre interlocuteur de trouver des conditions avantageuses et à garantir des remises. J’ai ainsi, en tant que fournisseur, récemment travaillé avec un acheteur afin de travailler les hypothèses qui nous permettaient de réduire notre proposition via notamment des remises de fin de contrat qui venaient récompenser la confiance qu’ils nous accordaient.
Cela peut relever, bien sûr, d’une prise de risque pour l’acheteur, d’où l’idée de rechercher un accord gagnant-gagnant. La prise de risque est récompensée car elle permet de réduire ses dépenses.
Mais ce type de transparence et de partenariat ne peuvent s’engager que dans la durée.
Revoir sa politique de stockage
Cela peut être un axe de travail que de revoir sa stratégie de stock.
D’abord, parce qu’en optimisant ses stocks on réduit l’actif immobilisé. Ainsi dans le domaine de la Supply Chain, il est courant de revoir ses niveaux de stock de façon régulière. C’est même vital pour éviter les ruptures de stock justement mais aussi s’assurer qu’on ne stocke pas de produits qui ne tournent pas du tout. Qu’il s’agisse de matière première, de produits semi-finis ou même de produits finis (voir plus loin), si on peut réduire le stock, on réduit les coûts!
Mais de plus, il est également possible de négocier avec les fournisseurs un mode de fonctionnement plus intéressant.
Ainsi, notamment dans l’industrie ou le retail, il est courant d’avoir des stocks déportés. Dans ce cas, les stocks sont mis à disposition par le fournisseur mais la cession de propriété (et donc la facturation par le fournisseur) ne se fait qu’au moment de l’utilisation du produit. Bien entendu, cela représente un surcoût pour le fournisseur. Il le facturera d’une façon ou d’une autre, mais cela peut se révéler pertinent. Surtout si on veut réduire ses coûts ponctuellement. En effet, on gagne en définitive l’en-cours (le stock) avant de retomber sur des flux d’approvisionnement classiques.
Ainsi l’optimisation des stocks (et pas seulement ceux liés aux achats, comme on le verra plus loin) est encore aujourd’hui une très bonne façon de chercher des réductions de coûts.
Réduire ses dépenses : un projet à part entière
On le voit, outre le Catalogue Achats, réduire ses dépenses passe par une refonte de sa relation fournisseur. Les démarches de partenariat aussi bien que les renégociations passent par une connaissance fournisseur accrue. On parle même de Vue 360 Fournisseurs dans certains cas.
Mais attention, il ne faut pas s’engager à la légère dans cette voie car l’image de l’organisation est importante vis-à-vis du fournisseur. Il faut donc mûrir et gérer son projet pour réduire ses dépenses sans se mettre en risque.
Les sujets qui m’intéressent le plus sont Data, Organisation et Temps Réel !
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