Dans un contexte de concurrence accrue et de difficultés à trouver de nouveaux clients, la question des gains de productivité se pose régulièrement pour la plupart des managers. La dimension « coûts » est aujourd’hui centrale dans la plupart des organisations.
Et pour cause ! Réduire les coûts de ses activités, c’est se mettre en capacité de mieux servir le client, les actionnaires et parfois même les salariés.
Voici donc quelques pistes à explorer pour envisager des gains de productivité.
La productivité: de quoi parle-t-on ?
Quant on parle de gains de productivité, c’est que l’on peut améliorer le ratio entre les résultats et les moyens d’y arriver.
Les résultats, ce sont les bénéfices, la satisfaction du client, la production de biens ou de services. Les moyens d’y arriver se sont les coûts que l’on engage pour atteindre ces résultats. C’est pourquoi, les gains de productivité sont donc intimement liés à une notion d’efficience. Je pense d’ailleurs que la volonté d’aller vers des modèles de développement durable, vont nous pousser toujours plus dans notre recherche de productivité.
La productivité est une notion principalement économique. Et dire que l’on fait des gains de productivité signifie donc tout simplement qu’on produit plus et mieux avec moins.
Pour envisager une amélioration de sa productivité, il faut donc avoir une idée claire du point de départ. Cela rejoint ce que nous avons déjà pu écrire sur les tableaux de bord et les indicateurs. Il est essentiel d’en avoir pour pouvoir démarrer votre chantier d’amélioration!
Quels leviers pour quels gains de productivité?
Traditionnellement, et en particulier sur notre blog, nous considérons qu’il y a trois leviers principaux de productivité.
Le premier levier, ce sont les personnes. Quelle que soit votre activité, il y a fort à parier que vous ayez des coûts de personnel, de la masse salariale, peut-être du personnel temporaire… Peut-être même que ces dépenses composent une partie importante de vos coûts. Faire travailler les personnes plus efficacement, c’est donc un moyen de gagner en productivité. Soit vous pourrez réduire les coûts pour atteindre le même résultat. Soit vous pourrez avec les mêmes moyens obtenir de meilleurs résultats.
Le deuxième levier, ce sont les processus, et plus généralement l’organisation. Il s’agit donc de trouver un mode de fonctionnement efficace pour que vos activités opérationnelles se déroulent au mieux. C’est sans doute ici que se trouve le principal gisement de productivité. Pourquoi ? Parce que vos activités ont sans doute évolué fréquemment au cours des dernières années, et que vos processus, en supposant qu’ils aient été initialement définis et documentés, n’ont pas forcément suivi ces évolutions. Vos offres, vos localisations, vos priorités, vos objectifs… tout cela change régulièrement. Et pourtant nous n’avons pas toujours le réflexe de revoir l’organisation de nos processus. Pourtant, les remettre en cause sont une façon d’identifier des gisements d’économies.
Le troisième levier, ce sont les outils. Si vous êtes dans l’industrie ou l’agriculture, une nouvelle machine vous permettra d’être plus productif. Dans le secteur tertiaire et les services, l’outil informatique et les applications déterminent souvent l’efficacité des équipes opérationnelles. Aujourd’hui, les outils sont des éléments à contrôler et à prendre en compte dans votre recherche de gains de productivité.
Gains de productivité, comment y arriver ?
Il y a traditionnellement deux méthodes pour chercher des gains de productivité. Cela rejoint globalement les deux démarches d’amélioration classiques : d’un côté celle des petits pas, de l’autre, celle de l’amélioration par percée.
Par petits pas
Dans l’approche des petits pas (ou Amélioration Continue), on va travailler à rechercher des améliorations simples, quotidiennes, qui ne remettent pas en cause fondamentalement, la façon de travailler. Une des symboliques les plus connues des petits pas, c’est ce qu’on appelle la roue de Deming. La roue de Deming ou PDCA (Plan Do Check Act) consiste à améliorer les choses au fur et à mesure qu’un problème est constaté. J’ai ainsi eu l’occasion de mettre en œuvre un dérivé de cette méthode dans le domaine automobile. Chaque incident est relevé et analysé (étape Plan). Cette analyse donne lieu à la mise en œuvre d’actions correctives (étape Do). Une fois les actions mises en place, on vérifie le résultat (étape Check). Et enfin si le résultat est concluant ont généralise la bonne pratique et on inscrit la nouvelle norme dans les procédures (étape Act).
Par percée
Les approches d’amélioration par percée sont, quant-à-elle, plus drastiques. Elles visent à repenser de fond en comble une activité métier, de manière à lui faire faire un saut significatif de productivité. Il faut à ce moment-là prévoir un dispositif projet différent. Il s’agit en effet, de mobiliser les équipes et les moyens de la société dans un but bien précis. Le projet dépendra alors d’un sponsor (le « Président » dans la méthode Hoshin) qui joue un rôle important dans cette volonté d’amélioration.
Gains de Productivité et DMAIC
Qu’il s’agisse d’Amélioration Continue ou par Percée, n’hésitez pas à vous inspirer d’une des méthodes les plus connues : le Lean 6 Sigma.
Elle suit la démarche dite DMAIC. Cinq étapes qui permettent de structurer la démarche et d’obtenir des résultats.
- l’étape Définir, permet de cadrer le projet, l’équipe et les objectifs
- la phase de Mesure permet de collecter des faits et non pas des impressions
- on mène ensuite l’Analyse des éléments qui ont été collectés dans la phase de mesure pour identifier les facteurs qui influencent la performance
- l’étape d’Innovation est celle pendant laquelle on imagine de nouvelles façons de faire pour être plus efficace
- Enfin la phase « C » pour Contrôle vient de clore le projet et mettre en place des outils pour suivre et pérenniser l’amélioration.
Ainsi les gains de productivité sont encore et toujours d’actualité. La bonne nouvelle c’est que des méthodes d’amélioration existent. Mais aussi des outils. J’ai eu l’occasion d’évoquer le Process Mining, la Process Intelligence ou encore la Robotic Process Automation… Autant de solutions techniques pour compléter une démarche d’amélioration et la pérenniser, voire l’accélérer !
Mes sujets préférés sont les processus, la data et l’excellence opérationnelle!
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Stéphane
