Pour alléger la charge des salariés des Ressources Humaines (RH), les entreprises ont de plus en plus recours au Robotic Process Automation (RPA) pour systématiser les process. Grâce au RPA, il est possible d’automatiser des process et des tâches diverses pour faciliter le workflow et l’organisation d’une entreprise.
Avec une grande densité de tâches de gestion et d’administration, les fonctions RH sont souvent débordées et en sous effectif. Ce fut notamment le cas ces derniers-mois en raison de la crise sanitaire. Dans ce genre de situation, la RPA peut venir simplifier un très grand nombre de services relevant des départements RH. Recrutement, accompagnement des salariés, paies, plannings, obligations légales. Petit tour d’horizon des applications de la RPA.
Entretien avec un robot
Bien souvent, le premier contact avec un représentant des ressources humaines se fait via le process de recrutement. Avec la multiplication des job boards sur internet, les RH reçoivent chaque jour des dizaines de candidatures et tout autant de CV et lettres de motivation. Lire, trier et classer ces candidatures peut devenir une tâche très chronophage. Pour faciliter ces étapes, certaines entreprises ont mis en place des assistants virtuels.
C’est le cas de Dr Job, le chatbot développé par BNP. S’il est d’abord un outil de contact mis à disposition du candidat, cet assistant virtuel peut ensuite l’aider à préparer ses entretiens d’embauche.
Chez Randstad, on a ainsi choisi de mettre le CV à la poubelle. Randy, l’assistant virtuel, présélectionne les candidats via une série de questions. Elles concernent des informations d’abord basiques (situation géographique, type de poste recherché). Ensuite, Randy vous propose un quizz sur le poste, le secteur d’activité, ainsi que sur vos compétences et vos expériences en relation avec celui-ci. Une sorte de pré-entretien à l’issue duquel le candidat est matché avec les offres de Randstad grâce à l’analyse des données en temps réel. Si ce service ne dispense pas le candidat de la suite habituelle du process, la constitution du dossier est complètement automatisée et un premier tri est déjà réalisé.
Le RPA permet un suivi des employés systématisé par les RH
La priorité des ressources humaines est de s’assurer que les salariés puissent effectuer leur travail dans de bonnes conditions. Cela passe par un accompagnement à chaque instant clé de leur vie au sein de l’entreprise. Le premier de ces moments est l’accueil dans l’entreprise, aussi appelé Onboarding. Ce process repose sur la mise en place de la logistique nécessaire au travail du collaborateur, son inscription dans les fichiers légaux de l’entreprise, la création de son badge ou encore la préparation de son contrat de mutuelle. Toutes ces tâches d’Onboarding, récurrentes et bien calibrées, sont des actions automatisables grâce au RPA. Ainsi, débarrassées de ces formalités administratives, les RH pourront se concentrer sur l’aspect le plus important de leur accompagnement : l’humain.
RPA : des robots spécialisés pour les RH
En cas de changement organisationnel dans l’entreprise, des chatbots internes peuvent accompagner les collaborateurs dans la conduite du changement. Dans le cas d’une crise sanitaire comme celle vécue, les entreprises mettent en place des conditions de travail différentes, des accords professionnels ou de nouvelles normes HQSE. Pour répondre aux demandes les plus fréquentes des salariés et soulager les responsables RH, les entreprises peuvent utiliser la RPA pour mettre en place des robots conversationnels dédiés.
De son côté, Le groupe Total a fait appel au chatbot Hector dans le cadre d’un nouvel accord séniorité adopté au sein de l’entreprise. Le robot répond aux questions des employés sur l’accord en question. En fonction des informations données par un collaborateur, Hector peut même déterminer si ce dernier est éligible à cet accord. Une aide intelligente et sur mesure.
Enfin, des assistants virtuels peuvent prendre en charge la gestion des départs. Quand un collaborateur quitte l’entreprise, il est important de sécuriser sa situation légale. Il faut également reparamétrer tous ses accès aux logiciels et aux fichiers. La RPA systématise la procédure et empêche un oubli humain.
Une sécurité légale essentielle au RH renforcée par le RPA
Qui dit ressources humaines dit respect obligatoire du code du travail. Le droit social est un droit précis et complexe. Ainsi, s’assurer de la conformité de chaque règlement intérieur, registre du personnel, du CHSCT ou encore des délégués du personnel est un travail minutieux et fastidieux. Là encore, le recours au RPA peut s’avérer très précieux. Il est aisé pour un programme de croiser toutes ces données, plus rapidement et sans erreur aucune. Cette automatisation sécurise également les données.
Les usages du RPA sont donc très nombreux. Ils peuvent concerner plusieurs tâches des RH comme la paie ou la gestion des plannings des employés. D’après la quatrième édition de l’Observatoire des Chatbots, 25% des professionnels RH ont mis en place un chatbot en 2020. Ils n’etaient que seulement 6 % en 2018. Une chiffre qui montre l’intérêt pour ces robots. Et de manière plus large, celui pour les technologies de RPA dans les ressources humaines.
Mes sujets préférés sont les processus, la data et l’excellence opérationnelle!
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Stéphane
