BRMS, immersion au cœur de la gestion des règles métier !

Un BRMS c’est un Business Rules Management System. Vaste sujet!

Je vais essayer de vous expliquer ici, pourquoi je pense que ce concept et ces outils gagneraient à être plus connus!

Pourquoi un BRMS ?

Aujourd’hui, la plupart des activités et processus métier, reposent sur un outil informatique et un Système d’Information. Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous travaillez, il y a de fortes chances que les transactions soient informatisées.

Or les systèmes d’informations reposent sur des « règles ». Si X alors 1, sinon 2…

Ainsi il faudra par exemple :

• router une demande à telle ou telle personne en fonction d’un montant,
• prévenir un client dans telle ou telle circonstance,
• Ne pas tenir compte d’un jour férié dans un calcul de SLA.

Tout ça se sont des règles ! Les règles métier sont partout! Et c’est le fait de les coder ou de les paramétrer qui constitue le plus souvent la réelle complexité d’un projet IT. En effet, pour que l’application soit utilisable et efficace au quotidien, toute la difficulté du projet consiste à comprendre les besoins des utilisateurs et le fonctionnement attendu, à le traduire en code ou en paramétrage.

Et une fois, que ces règles ont été intégrées dans l’outil mis à disposition des utilisateurs… les ennuis ne font que commencer. Parce qu’il va falloir faire vivre ces règles dans le temps. Intégrer les modifications qui surviennent au fil du temps. C’est un effort de maintenance non négligeable pour faire vivre les applications.

Traditionnellement, les règles sont intégrées dans chacune des applications métier qui en a besoin. Ainsi votre applicatif Achat va contenir les règles de délégation d’achat. Votre outil RH intègrera les workflow de validation des notes de frais ou des congés, etc…

L’idée d’un BRMS, c’est de centraliser l’ensemble des règles métier à un seul endroit. Toutes les applications viennent alors interroger ce BRMS pour savoir ce qu’il faut faire en fonction de la situation.

Pourquoi le BRMS est et restera à la mode?

Faute de BRMS, il est nécessaire de coder ou de paramétrer les règles directement dans les applications. Cela prend du temps, c’est difficile à maintenir et nécessite d’avoir des connaissances techniques.

Tout ceci n’est pas très compatible avec les tendances actuelles dans le monde IT. Il s’agit d’aller vite, de simplifier la prise en main et, les compétences techniques sont tellement rares, qu’il vaut mieux les mobiliser sur les sujets qui apportent une réelle différence.

Du coup, le BRMS est plus que jamais d’actualité. En un sens, le BRMS est intimement lié avec des techniques et outils actuels: l’IA, le RPA, le BPM, qui reposent sur des règles métier.

Ainsi, mettre en place un BRMS est une façon d’accélérer ses projets de « transformation digitale » en constituant un socle applicatif et fonctionnel qui servira pour les autres applications. L’idée est de réussir à informatiser cette base de connaissances des experts métier et de capitaliser leurs expériences afin de l’exploiter pleinement.

Comment lancer son projet?

Pas forcément évident. Surtout s’il vous faut « détricoter » vos applicatifs actuels.

Ma recommandation est plutôt de profiter de nouveaux projets (nouvelles applications ou évolutions majeures sur l’existant) pour mettre en place et/ou renforcer un BRMS.

Ainsi il faut se poser trois types de questions pour bien lancer et gérer son projet BRMS :

• fonctionnelles : quelles sont les règles dont on a besoin? Comment peut-on les formaliser ? Les spécifier ? De quelles données a-t-on besoin en entrée ?
• techniques : comment interconnecter les applicatifs transactionnels avec le BRMS ? Quels types d’échange ? à quel point peut-on mettre en place un système synchrone en temps réel ?
• de gouvernance : qui est en charge de la gestion des règles ? De leur administration ? Le sujet est très structurant et porte également sur des questions de qualité des données.

Ainsi pour définir ces 3 dimensions, il faut, avant de lancer son projet, respecter les préalables suivants :

1. Se faire une idée de l’étendue du travail : combien de règles ? combien de systèmes ? quelle complexité ? quel niveau d’abstraction ? –> cela déterminera votre cahier des charges !
2. Choisir le bon BRMS en fonction de l’utilisateur et de l’environnement technique. En effet, il y a désormais plusieurs solutions de type BRMS (open source ou éditeurs) –> cela déterminera le dimensionnement de votre projet !

Ces deux éléments sont nécessaires pour définir correctement votre projet et adapter, si besoin la méthode au BRMS que vous avez choisi.

Mais une chose est sûre… quel que soit l’outil et quel que soit le projet, il sera absolument vital de former les utilisateurs à la gestion du moteur de règles. Car c’est l’utilisation qu’ils en feront qui déterminera le succès ou non du projet !

(Merci à Han qui a co-écrit cet article!)