Dans la continuité de mon précédent billet sur les tableaux de bord projet, je souhaite ici vous encourager à franchir le pas et vous montrer la grande simplicité de l’intégration des données dans un outil BI aujourd’hui. Toutes les solutions ont leur particularité, mais elles suivent en général le même schéma. J’utilise la solution de notre partenaire Toucan Toco pour illustrer ce propos.
Un schéma classique et accessible pour l’intégration des données dans l’outil BI
Avant d’être une solution spécialisée dans la création de tableaux de bord décisionnels, le progiciel BI est avant tout un outil pour intégrer des données et faciliter leur exploitation. Dans ce sens, vous allez retrouver la chaîne d’intégration habituelle, c’est-à-dire :
- Tout d’abord, une partie pour se connecter à votre source de données
- Puis, une partie pour nettoyer et préparer vos données
- Enfin, une partie pour modéliser et analyser vos données
Le point très important est que vous n’avez pas besoin de saisir une seule ligne de code. Tout est fait à l’aide d’interface graphique avec une prévisualisation instantanée du résultat de toutes vos actions.
Je vais illustrer d’abord le cas le plus habituel de votre suivi Excel de votre activité projets. Ce fichier que vous maîtrisez au moins en termes de données est souvent stable structurellement pour vos données brutes. Mais ensuite peu adaptée au suivi des KPI (lisibilité, clarté des formules). Il s’agit donc du candidat idéal pour intégrer ses données dans un outil BI.
Étape 1 – se connecter aux données
La première étape consiste à se connecter à votre source de données. J’utilise ici un fichier Excel présent dans un répertoire. Cette étape se résume à un glisser / déposer.
Étape 2 – Préparer les données
La seconde étape dépend de la qualité de vos données. Dans le cas idéal, cette partie pourrait être réduite, mais la réalité est souvent toute autre. Des données sont manquantes, mal renseignées, avec des erreurs, complètement incohérentes. Dans mon cas, la source de données est déjà très propre, s’agissant d’un fichier Excel consolidant des données projets. Je peux donc me limiter au minimum, par exemple, préciser le séparateur des décimales sur les montants, le caractère « . » au lieu de « , ».
Étape 3 – Analyse des données
La dernière étape donne la parole aux données avec la phase d’analyse. Là encore, la mise en valeur des données reste très simple à faire. Je vais par exemple identifier le chiffre d’affaires total agrégé par type de projet, toujours en quelques clics et avec une prévisualisation des résultats.
Nous voyons bien la facilité avec laquelle les données sont intégrées dans l’outil, sans friction et sans compétence technique avancée. Les données brutes et les analyses peuvent ensuite être utilisées dans des visuels également prédéfinis et adaptés mais ceci sera le sujet d’un autre article.
L’expert intervient maintenant pour l’intégration des données dans l’outil BI
Mais, car il y a un mais, je viens de vous présenter le cas idéal avec la source de données parfaite. Dans la réalité bien sûr, il y a toujours des soucis sur les données. Plusieurs facteurs rentrent en jeu qui peuvent vous amener à faire appel à un cabinet d’experts, au moins ponctuellement pour vous aider à mener à bien votre étape d’intégration des données.
Je vais citer quelques cas que j’ai pu rencontrer le plus souvent qui sont les sources de données multiples, la source de données volumineuse et la piètre qualité des données. Chaque cas complexifie au moins l’une des 3 étapes citées précédemment.
La multitude de sources de données
Le premier cas que j’aborde est le cas multisources de données. Il n’y a pas besoin d’aller beaucoup plus loin que 2 sources de données pour apporter un premier niveau de difficulté. Il s’agit ici de déterminer la bonne approche pour réconcilier les données entre les deux sources. Les « clés » de mêmes objets peuvent être différentes, un objet peut être présent dans une source et pas dans l’autre. Ces questions peuvent nécessiter un petit coup de main.
Les données volumineuses
Ensuite, j’ai eu à faire aux cas de sources de données volumineuses, typiquement des extractions de systèmes ERP par exemple. La difficulté ici réside dans la bonne stratégie d’extraction pour réussir à intégrer les données avec les capacités de la solution BI car il est hors de question de décharger un historique de plusieurs années (voir dizaine d’années) dans la solution de reporting. J’ai pu expérimenter pour ces situations deux types de techniques, parmi d’autres : agréger les données au moment de la connexion pour réduire le volume et se concentrer sur les métriques désirées, ou bien identifier au mieux la profondeur de données nécessaire pour réduire au maximum le volume extrait.
La qualité des données
Enfin, je termine sur la qualité des données qui réserve toujours des surprises. Le plus grand défi est de confronter celle-ci à la qualité supposée des données. En effet, l’intégration des données dans une solution BI s’accompagne avec le fait d’accepter de se trouver face à un constat peu agréable de données de piètres qualités. Il faut alors dans un premier temps mettre en œuvre des techniques de nettoyage avancées mais ensuite initier un chantier d’assainissement en amont, qui peut aller de la simple correction sur des systèmes sources, à la revue complète de processus internes.
La simplicité en avant, et de l’expertise pour aller plus loin
Je veux conclure en disant que les solutions BI développées aujourd’hui comme Toucan Toco permettent très facilement l’intégration des données d’entreprise afin de les mettre en valeur et aider à prendre de meilleures décisions. De nombreux cas d’usage sont simples à déployer, il serait dommage de s’en passer.
Et pour aller plus loin, je peux en discuter avec vous !
Depuis plus de 15 ans maintenant, je travaille sur des sujets liés à la BI et à l’amélioration des processus. J’ai participé à un grand nombre de projets en tant que leader technique sur de nombreuses technologies.
N’hésitez pas à me faire un retour sur cet article ou à me contacter sur LinkedIn pour échanger sur ces sujets !
