On pourrait penser que la RPA (Robotic Process Automation ou en français, automatisation robotisée des processus) se destine essentiellement aux grands groupes. Les gains substantiels qu’elle apporte aux institutions bancaires, aux assurances et à certaines industries confortent les idées reçues. Pourtant, la robotic process automation peut aussi bénéficier aux petites structures et même à une association. Comme c’est le cas ici avec le Réseau Cocagne.
La problématique du réseau Cocagne
En 1991, le premier Jardin de Cocagne voit le jour à Chalezeule (Doubs). Issus d’un modèle suisse, les Jardins de Cocagne sont des exploitations maraîchères biologiques à vocation d’insertion sociale et professionnelle. En 1999, les Jardins s’organisent en réseau et créent le Réseau Cocagne. Aujourd’hui, le Réseau Cocagne rassemble plus de 102 structures d’insertion qui mènent plus de 130 activités économiques environnementales (maraîchage biologique, espaces verts, filières alimentaires biologiques…).
En tant qu’association, le Réseau Cocagne est habilité à recevoir des dons. Ces derniers donnent droit à l’édition d’un reçu fiscal afin de pouvoir déduire 50 % du montant donné lors de la déclaration des revenus. Avant la mise en place du projet de RPA, la directrice des systèmes d’information du réseau se chargeait de l’édition des reçus fiscaux. Elle y passait un mois à l’aide d’une solution nommée Xaga et développée par un prestataire.
La problématique du Réseau Cocagne repose sur les différents types de dons reçus. Il y a les dons directs: chèques, prélèvements et cartes bancaires. Le réseau reçoit aussi des dons indirects. Ceux du Crédit coopératif, de la NEF et Edenred, le créateur du Ticket Restaurant, a choisi de soutenir les paniers solidaires du Réseau Cocagne. Les utilisateurs de ces titres peuvent donc les renvoyer à Edenred qui reverse la somme collectée.
La DSI édite les reçus fiscaux à l’aide de fichiers Excel (fichiers sources et fichiers retraités) et de Xaga. Mais l’outil est figé et manque des fonctionnalités essentielles (choix des champs à importer ou exporter, impossibilité de modifier ou ajouter un canal de dons…).
Une solution robotic process automation s’impose pour cette association
Quand des tâches sont très chronophages, manuelles et à faible valeur ajoutée, il y a toujours la possibilité de mettre en place une RPA efficiente. Avec la spécificité d’envoyer des reçus différents pour les personnes morales et les personnes physiques. Notamment en tenant compte du destinataire du don : Réseau Cocagne ou Cocagne Dons. Cette modernisation passe par la mise en place de trois robots basés sur la solution d’Automation Anywhere. Le premier consolide tous les fichiers sources. Selon le type de fichier, il va appliquer différentes règles de gestion. Une fois le retraitement des données terminé, elles sont consignées dans un fichier global où chaque don reçoit un identifiant. Le second se charge de générer un reçu fiscal au format PDF. Le troisième robot se connecte au compte mail du Réseau Cocagne et expédie le reçu aux bons destinataires.
Un bilan sans appel
Avec cette solution, la tâche qui occupait un mois à temps plein a été réduite de 40% et en cible de 60% (des évolutions sont en cours). Outre le fait que Mind7 Consulting a réalisé cette implémentation sous forme d’action de mécénat de compétences, il a aussi facilité l’accès à une licence d’Automation Anywhere à un tarif adapté, en utilisant un système de managed services. En effet, les robots du réseau Cocagne ne fonctionnent qu’une fois par an.
C’est aussi un bel exemple des bénéfices du RPA. L’objectif n’était pas de réduire les effectifs du Réseau Cocagne mais de permettre à leur responsable des Systèmes d’information de se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.
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Timothée
